Een goed begin voor de zomer

Nog vóór de zomervakantie van 2024 werd het volledige schoonmaakteam van CSU bij Tergooi MC getraind in het werken met SAM. Voor veel medewerkers was het de eerste kennismaking met een volledig autonome desinfectierobot, spannend maar vooral leerzaam. Tijdens de trainingen werd uitgebreid stilgestaan bij de praktijk: wat gebeurt er als er iemand binnenkomt terwijl SAM werkt, en kan de robot zelfstandig doorgaan terwijl je een andere ruimte schoonmaakt? Die vragen kwamen volop aan bod en werden stap voor stap beantwoord, waardoor de nieuwsgierigheid al snel het overwon van de spanning.

In de weken daarna werd SAM op de operatiekamers getest en werden de werkprocessen verder verfijnd. Schoonmaak- en OK-medewerkers konden zo wennen aan de nieuwe werkwijze en ervaren hoe SAM in de praktijk functioneerde. Daarbij lag de focus niet alleen op veiligheid en gebruiksgemak, maar ook op een belangrijke doelstelling van zowel Tergooi MC als CSU: het verminderen van het gebruik van chemische middelen. Met SAM wilden ze toewerken naar een duurzamere manier van desinfecteren, zonder concessies te doen aan kwaliteit of hygiëne.

Volgens Mikel Bakker was die periode cruciaal om alles goed af te stemmen. “Samen met Kim Jalink van Infectiepreventie en Aad de Best, hoofd OK, hebben we gekeken hoe SAM het beste kon worden ingebed in de dagelijkse routine. We hebben afspraken gemaakt over de overdracht, communicatie en verantwoordelijkheden, zodat iedereen wist wat er van hem of haar werd verwacht.” Zo stond alles klaar om na de zomervakantie de robot volledig te integreren in het dagelijkse OK-proces.

Binnen een week volledig operationeel

Begin september ging het meteen van start. Vanaf dat moment draait SAM op volle kracht: alle twaalf operatiekamers worden van maandag tot en met vrijdag dagelijks gedesinfecteerd. Een indrukwekkende prestatie, zeker voor een ziekenhuis waar de robot pas net was geïntroduceerd.

Volgens Mikel kwam dat succes vooral door het sterke eigenaarschap op de werkvloer. De dagelijkse aansturing van SAM ligt bij Mustafa, teamleider schoonmaak bij CSU, die het gebruik van de robot zorgvuldig structureerde.

“We hebben er bewust voor gekozen dat iedereen met SAM moest werken,”

vertelt Mikel. “Niet alleen een paar enthousiaste collega’s, maar het hele team. Mustafa hield bij wie er met de robot werkte, plande iedereen in en sprak mensen erop aan als een beurt was gemist. Zo bleef het gebruik hoog en bouwde het hele team ervaring op.”

Die consequente aanpak zorgde ervoor dat iedereen binnen enkele weken zelfstandig met SAM kon werken. “Iedereen moest het doen, zodat het vanzelf routine werd,” zegt Mikel.

“Niet als controle, maar om te zorgen dat iedereen zich eigenaar voelde. Daardoor werd SAM al snel een vast onderdeel van het dagelijkse werk.”

De samenwerking met de operatiekamers en Infectiepreventie droeg daar sterk aan bij. Dankzij de korte lijnen met Kim Jalink en Aad de Best verliep de overgang rustig en gestructureerd. “Doordat iedereen wist wat er van hem of haar werd verwacht, liep het eigenlijk vanaf dag één goed,” vertelt Mikel.

Korte lijnen en vertrouwen in de praktijk

Een ander belangrijk onderdeel van het succes is de samenwerking tussen CSU, Tergooi en Loop Robots. Vanaf de eerste dag is er een gezamenlijke WhatsApp-groep waarin schoonmakers, teamleiders en technici direct contact hebben. Vragen, meldingen en foto’s worden gedeeld en storingen worden meteen opgepakt.

“Het maakt niet uit welk moment het is, er wordt altijd gereageerd,” zegt Mikel. “Als er een foutmelding is of een lamp niet goed werkt, wordt dat direct opgepakt. En als het iets groots is, staat er de volgende dag een nieuwe robot en nemen ze de oude mee. ”

Die korte lijnen zorgen er ook voor dat de drempel om met SAM te werken laag blijft. Medewerkers weten dat ze altijd ergens terechtkunnen, waardoor de spanning snel verdwijnt.

“In het begin hoor je nog weleens: ‘ik durf er niet aan te komen, straks maak ik iets kapot’. Maar dat gevoel is binnen een paar weken weg. Mensen merken dat het werkt en dat hulp dichtbij is. Daardoor groeit het vertrouwen vanzelf.”

Resultaten die je kunt zien en voelen

De voordelen van SAM zijn inmiddels duidelijk zichtbaar in de dagelijkse praktijk. Volgens Aad de Best, hoofd OK, is de winst groot.

“We hebben onze doelstelling om het gebruik van chemie te verminderen ruimschoots behaald,” vertelt hij. “Daarnaast werken we sneller, omdat er geen droogtijd meer nodig is. Dat maakt het proces efficiënter en prettiger voor iedereen op de OK.”

Ook Kim Jalink van Infectiepreventie ziet de impact. “Met SAM weten we zeker dat elk deel van de ruimte wordt meegenomen. Dan bereik je al die kleine hoekjes en tastpunten veel beter en daarnaast is het stukje groen waar we met Tergooi MC mee bezig zijn onwijs belangrijk”.

Jaarlijks worden er inmiddels ruim 2.500 desinfecties uitgevoerd met nagenoeg geen chemie. De besparing is fors, zowel in middelen als in tijd. “Tel maar uit,” zegt Mikel met een glimlach. “Dat is niet alleen duurzaam, maar ook gewoon slim georganiseerd.”

Het succes op de operatiekamers smaakt naar meer. Samen met Infectiepreventie wordt gekeken naar uitbreiding richting de verpleegafdelingen, waar SAM dezelfde bijdrage kan leveren aan hygiëne, snelheid en duurzaamheid.

“We hebben laten zien dat het werkt,” zegt Mikel. “Nu is het tijd om de volgende stap te zetten.”

Eigenaarschap als sleutel tot succes

Voor Mikel is het succes van SAM bij Tergooi vooral het bewijs dat eigenaarschap en samenwerking het verschil maken. “De techniek is belangrijk, maar het draait uiteindelijk om mensen,” zegt hij.

“Als je zorgt dat iedereen weet wat zijn rol is, de lijnen kort houdt en vertrouwen geeft, dan komt het vanzelf goed.”

Hij kijkt met trots terug op wat er in korte tijd is bereikt. “We zijn begonnen met iets nieuws, midden in een complexe omgeving, en binnen een paar weken draaide alles alsof het nooit anders is geweest. Dat is het resultaat van een team dat verantwoordelijkheid neemt, elkaar aanspreekt en samen vooruit wil.”

Inmiddels zien medewerkers SAM echt als een collega. Het is geen project of experiment meer, maar gewoon onderdeel van ons dagelijkse werk